Komplexitätsmanagement – Können wir Komplexität in Unternehmen handhaben, wenn ja wie? Welche Rolle spielt dabei Simplifizierung?

Dirk Baecker, für mich zusammen mit Fritz B. Simon einer der bedeutendsten systemischen Organisationsberater der heutigen Zeit, referiert kurz über Unternehmen und deren Komplexität aus systemischer Sicht.

Was ist Komplexität überhaupt? Grundsätzlich ist Emergenz ein wichtiges Hauptmerkmal von Komplexität. Wir haben immer dann das Gefühl, dass ein Problem komplex ist, wenn wir merken, dass wir es nicht in Teilprobleme zerlegen, diese lösen können und dann die Teillösungen zu einer Gesamtlösung zusammenfügen können. Eine Sachlage ist immer dann komplex, wenn diese in endlicher Zeit mit dem vorhandenen Wissen und Methoden nicht lösbar ist. Man erkennt, dass das Einstufen von Komplexität eine subjektive ist, denn es bezieht das Wissen des Betrachters mit ein. Man kann auch sagen, dass ein System komplexer ist je höher die Anzahl der möglichen Zustände des Systems, also die Vielfalt oder Varietät ist.

William Ross Ashby hat das Gesetz von der erforderlichen Varietät formuliert, was sinngemäß besagt, dass die Komplexität eines Systems stets höher oder minimal genauso groß sein muss, wie die seiner Umwelt, damit das System die Umwelt managen und steuern kann. Da dieser Fakt niemals eintreten kann, weil die Komplexität der Umwelt stets höher ist, als die des darin eingebetteten Systems, kann ein System seine Umwelt also bestenfalls handhaben. Was heißt das für Unternehmen?

Für Unternehmen bedeutet das, dass es eine gute Ausgewogenheit zwischen Effektivität (“Die richtigen Dinge tun”) und Effizienz (“Die Dinge richtig tun”) schaffen muss. Es müssen also “Die richtigen Dinge richtig getan werden.” Der Grad der Effektivität drückt die Fähigkeit des Unternehmens aus, sich selbst zu organisieren und damit neue Muster (Prozesse, Produkte, Verfahrensweisen etc.) zu erschaffen. Man kann auch sagen, dass Effektivität für eine hohe Eigenkomplexität des Unternehmens steht. Unternehmen können beispielsweise in diesem Zusammenhang auf unterschiedlichste Kundenanfragen stets adäquat reagieren. Es herrscht eine hohe Vielfalt in den Produkten, Prozessen etc. Effizienz steht in diesem Falle für eine geringe Eigenkomplexität. Prozesse sind beispielsweise schmal und kostengünstig angelegt. Das geht dann zu Lasten der Vielfalt. Die Eigenkomplexität eines Unternehmens muss also so groß wie nötig und so klein wie möglich gestaltet sein.

Die Eigenkomplexität eines Unternehmens kann unterschieden werden in “vom Kunden bezahlte Komplexität” und “vom Kunden nicht bezahlte Komplexität”. Komplexität, die vom Kunden bezahlt wird ist gut und lebensnotwendig für das Unternehmen. Diese drückt sich beispielsweise in Produktvielfat aus, die vom Kunden gewünscht oder gar gefordert wird. Komplexität, die vom Kunden nicht bezahlt wird, ist überflüssig und muss beseitigt werden. Diese Komplexität drückt sich beispielsweise in Verschwendung aus: zu unflexible und komplizierte Prozesse, zu hoher Anteil nicht wertschaffender Arbeit etc. Wann immer Sie Aktivitäten in Ihren Unternehmen verrichten, stellen Sie sich die Frage, ob dieser Aufwand direkt oder auch indirekt vom Kunden bezahlt wird. Ich wette, sehr oft kommen Sie zum Entschluss, dass der Kunde diesen Aufwand nicht vergütet. Sagen Sie dann bitte nicht, es muss ja getan werden. Denn warum? Alle Prozesse, die in einem Unternehmen ablaufen, sind vom Menschen geschaffen. Wer sollte sie sonst erschaffen haben wenn nicht wir? Wenn man also etwas erschaffen hat, kann man es auch wieder abändern oder ganz eliminieren. Man muss natürlich bedenken, dass einige Prozesse befolgt werden müssen, da von Extern Rahmenrichtlinien gesetzt werden. Ich denke da beispielsweis an SOX Compliance. Aber auch hier gilt, diese Richtlinie: Es wurde von Menschenkopf und -hand kreiert. Ich gebe Ihnen gerne ein Beispiel zur Illustration. Nehmen Sie das Scope-Management in Projekten. Neue Anforderungen müssen über ganz klar definierte Prozesse in den Projektscope eingearbeitet werden. Das Definieren dieser Prozesse bildet Ordnung und erhöht damit die Eigenkomplexität des Projektes. Werden die Prozesse allerdings zu unflexibel und schwierig gestaltet, besteht die Gefahr, dass das Projekt im Prozeßsumpf erstickt. Die Eigenkomplexität des Projektes ist also zu hoch. Es herrscht in diesem Fall keine Ausgewogenheit zwischen Effektivität und Effizienz.

Leicht gesagt: Man muss die Komplexität unterscheiden können, in “vom Kunden bezahlt” und “vom Kunden nicht bezahlt”. Wie geht das? Können wir das überhaupt?

Die Menschen nehmen die Umwelt wahr und erklären diese Umwelt für sich. Das machen Sie mit ihrer Logik. Sie erschaffen also ein Abbild der Umgebung. Man darf dieses Abbild nicht verwechseln mit einer “richtigen” Projektion. Diese gibt es nicht. Dieses Abbild ist nichts anderes als Feuern der Neuronen im Gehirn. Durch Anwenden der Logik wird die Komplexität des Abbilds der Umwelt minimiert. Ist allerdings die Diskrepanz der Komplexität der Umwelt und der Komplexität des Abbilds der Umwelt zu hoch, wird der Mensch in seiner Umwelt nicht überleben können. Die Komplexität des Originals – der Umwelt – bleibt also durch das Anwenden der Logik unangetastet. Sie kann sich nur ändern, durch das Handeln und Agieren der Menschen. Das haben wir im Zeitalter der Informationsgesellschaft gesehen. Auch hier gilt, wie bei der Logik übrigens auch, Komplexität ist nicht Gott gegeben. Die Menschen haben diese erschaffen. Bei diesem Erschaffen der Komplexität spielt Emergenz eine ausgesprochen große Rolle. Durch das Erschaffen vielfach verschachtelter Netze (soziale Plattformen, weltweites Empfangen von Radio- und TV Sender, Globalisierung der Wirtschaft, …) ist eine immens hohe Komplexität entstanden. Wie genau diese entstanden ist, kann man nicht erklären, jedenfalls nicht mit der zweiwertigen Logik, die Emergenz ausspart. Denn in dieser gilt die Methode: Löse ein Problem, in dem Du dieses in Teilprobleme zerlegst, diese Teilprobleme löst und anschließend zur gesamten Lösung zusammenfügst. Beherrschen kann man die Komplexität auch nicht, nur handhabbar machen. Das geht allerdings auch nicht mit unserer heutigen Mathematik, die auf die zweiwertige Logik von Aristoteles aufbaut. Das zeige ich am Beispiel der Wirtschaft.

Die Logik nach Aristoteles baut auf 3 Axiome auf.

  • Der Satz der Identität bedeutet, dass alles mit sich identisch und verschieden von anderem ist. Des Weiteren sagt der Satz aus, dass das Ding mit sich selbst identisch stabile Merkmale und Attribute besitzt. Beim genauen Hinsehen erkennt man das Ignorieren der Dynamik. Dieser Satz ist auf der einen Seite Ausdruck unseres statischen Denkens und auf der anderen Seite Ausdruck der Vereinfachung und Abstraktion, die wir von der Umwelt vornehmen, um überhaupt lebensfähig zu sein. Vom Standpunkt des Identitätsgesetzes existiert das Kontinuum nicht. Kunden ändern aber ihr Kaufverhalten, ändern ihre Wünsche und ihre Meinung und Einstellung zu Themen etc. Das was heute zum Erfolg geführt hat, kann morgen Misserfolg hervorbringen. Diese Fakten werden mit diesem Satz ignoriert.
  • Der Satz vom ausgeschlossenen Widerspruch besagt, dass zwei sich widersprechende Aussagen nicht zugleich wahr sein können. Das impliziert, dass wir die Wörter und Begriffe stets in demselben Sinn gebrauchen müssen, dass wir ihnen nicht in der einen Aussage den Kontext A und in der anderen Aussage den Kontext B zuordnen dürfen. Wir wissen aber zu genüge, dass die Wörter der natürlichen Umgangssprache eine große begriffliche Unschärfe aufweisen und je nach Kontext etwas anderes bedeuten können. Diesen Fakt erkennen wir immer wieder in Diskussionen, was diese ungemein erschweren. Dieser Satz ignoriert die Subjektivität bzgl. der Interpretation von Wörtern und Begriffen. Ein effektiveres und effizienteres Opportunity-Management oder auch Beschwerde-Management wäre bei Nichtbeachten dieses Axioms wohl möglich.
  • Der Satz vom ausgeschlossenen Dritten ist auch bekannt als Tertium non datur, was übersetzt bedeutet: Ein Drittes ist nicht vorhanden. Dieser Satz sagt aus, dass ein Element oder Sachverhalt entweder unter den einen oder den anderen Begriff fällt bzw. dass eine Aussage entweder wahr oder falsch ist. Dieser Satz verlieh der Logik von Aristoteles den Begriff “zweiwertige Logik”, denn sie kennt nur zwei Werte. Die Denkprozesse der Menschen werden auch bei diesem Satz idealisiert und vereinfacht, da sich in den natürlichen Sprachen die einzelnen Begriffe stark überschneiden. Es gibt viele Aussagen, die nicht nach dem einfachen Schema von wahr und falsch qualifiziert werden können. Ich gebe gerne ein Beispiel, um das Gesagte zu illustrieren. Laut der zweiwertigen Logik erhält man mit der doppelten Negation der Aussage “Der Ball ist rot.” wieder die Aussage “Der Ball ist rot.” Aber die Negation von “Der Ball ist rot” kann auch gleich bedeutend sein mit “Der Ball ist blau” und diese Aussage wieder negiert kann was auch immer sein, vielleicht “Der Ball ist gelb.” Wenden wir diese Erkenntnis auf das Wissensmanagment in der Wirtschaft an. Ich denke Jeder von uns kennt den Ausspruch “Wir wissen nicht, was wir nicht wissen”. Das Nichtwissen wird also auf sich selbst angewendet, ein Selbstbezug oder eine Zirkularität. Die doppelte Verneinung (das Nichtwissen des Nichtwissens) ergibt aber keine Bejahung. Daß wir wissen, dass wir nicht wissen, heißt nicht, daß wir jetzt wissen.

Es ist also unbedingte Notwendigkeit für eine neue Logik vorhanden. Vielleicht kann hier die Polykontexturalitätstheorie von Gotthard Günther helfen. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass das Begreifen dieser Theorie extrem schwer ist. Denn, ich denke wir wissen alle wie schwer wir uns tun – jedenfalls die Meisten von uns – in Rekursionen zu denken und diese mathematisch zu beschreiben. Ich denke an die programmtechnische Umsetzung des Turmes von Hanoi. Zusätzlich dazu kommt aber noch, dass wir jetzt noch heterarchisch denken müssen. Die Prozesse in lebenden Systemen laufen nebengestellt ab, das heißt man kann Teilprozessen keine Rangfolge oder Priorität gegenüber anderen Teilprozessen zuordnen. Alles was wir derzeit rekursiv in Programmen darstellen gleicht einer Hierarchie. Unser Gehirn arbeitet bereits heterarchisch, nur die Menschen limitieren diese Funktionalität, engen sie quasi ein, zu einer hierarchischen Arbeitsweise, die uns dann bewusst wird. Es gilt also die heterarchische Arbeitsweise aus dem Unbewussten ins Bewusste zu transferieren. Ein langer Weg. Ich bin gerade unterwegs. Details zur Polykontexturalitätstheorie finden Sie hier inklusive einiger Autoren.

Fazit: Ich habe vor etwas längerer Zeit an der Tür eines Managers ein Schild mit der Frage “What did you simplify today” gelesen. Ob dem Manager bewusst war, was er damit anrichten kann? Denn wie gesagt, Komplexität, in diesem Fall die Eigenkomplexität des Unternehmens, muss nicht immer schlecht, im Gegenteil sie ist lebensnotwendig.

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