Projektplanung behindert den Projekterfolg

Die Gründe für das Scheitern von Projekten wird nach Erkenntnis vieler Untersuchungen festgemacht an unklaren Zielen und an unzureichend klar definierten Anforderungen zu Beginn eines Projektes. Diese Analyse, stellvertretend für viele weitere, die man im Netz finden kann, stellt dies auf der Seite 3 anschaulich dar. Wenn man sich nun zu Gemüte führt, was ein Projekt eigentlich ist, nämlich

Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben, zur Schaffung eines einmaligen Produktes, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses [PMBOK]. Projekte haben ausserdem oft gewollte oder ungewollte sozioökonomische und umweltbezogene Auswirkungen, die die Projekte weit überdauern. Das Vorhandensein sich wiederholender Elemente (… Wiederverwendung …) ändert nichts an der grundlegenden Einmaligkeit der Projektarbeit.

(gefunden hier) sollte man ins Grübeln geraten. In dieser kurzen Definition wird alleine 2-mal die Einmaligkeit eines Projektes betont. Wie soll es dann möglich sein, ein ganz klares Ziel eines Projektes zu definieren und dann auch noch einen klar definierten Weg, dieses Ziel zu erreichen?

Aus meiner Sicht sind die beiden oben angesprochenen Gründe schon die Hauptursachen dafür, dass Projekte fehlschlagen. Aber nicht, weil man diese Aufgaben nicht gut genug ausführt, sondern weil man sie überhaupt ausführen möchte und ganz fest daran glaubt. Mit dem Drängen, ganz klare Projektziele definieren zu wollen und dann obendrein noch einen Weg diese zu erreichen, zerstört man die Identität von Projekten. Das möchte ich näher erläutern. Dafür möchte ich bildlich eine Mauer aus drei Schichten errichten. Nur wenn diese Mauer komplett eingerissen werden kann, macht Projektplanung in der herkömmlichen Art und Weise Sinn.

  1. Schicht: Zu Beginn eines Projektes kann ein klares Ziel nicht vorhanden sein.
  2. Schicht: Auch wenn ganz klare Ziele vorhanden wäre, kann der Weg niemals klar sein, diese zu erreichen.
  3. Schicht: Auch wenn der Weg klar wäre, und die Ziele erreicht würden, ist es nicht klar ob die vormals gesteckten Ziele jetzt überhaupt noch relevant sind.

Wie eben bereits betont sind Projektes etwas Neuartiges, noch nie Dagewesenes. Wäre es das nicht, müsste man Projekte nicht durchführen. Sie würden sich überhaupt nicht lohnen. Die Motivation für den Aufftraggeber, ein Projekt zu initiieren, ist eine Vision, die er mit dem Projekt verbindet. Diese Vision kann aber nicht klar sein. Es ist eher ein Wunsch, ein Einschwören auf eine Zukunft, die nicht klar ist. Diese Vision erhärtet sich erst im Laufe des Projektes, oder eben auch nicht. Und das darf dann auch nicht als “Verbrechen” gesehen werden. Ein Ziel ist zum Zeitpunkt, an dem man dieses definiert, “richtig”. Diese Richtigkeit kann aber im nächsten Moment schon wieder überholt sein. Mit dem Definieren eines Zieles schafft man eine Scheinsicherheit, die zum Agieren animiert. Sie bleibt aber eine Scheinsicherheit, die als solche auch angesehen werden muss.

Beim Durchführen von Projekten wird Wissen generiert, in dem Daten teilweise neu erzeugt werden und zu Information transformiert wird. Dadurch erhöht sich unumstößlich die Komplexität der Projektumgebung, also des Unternehmens. Es kommt ebenso häufig vor, dass Daten, die vorher schon vorhanden waren, durch neuere Erkenntnisse andersartig zu Information verarbeitet wird. Projekte erhöhen die Komplexität eines Unternehmens, also die Entropie die an die Umgebung abgegeben werden muss. Damit werden auch die zu löenden Probleme innerhalb eines Projektes einzigartig. Neue Lösungen müssen her, denn Lösungswege, die man heute definieren kann, basieren stets auf Wissen, welches in der Vergangenheit generiert wurde. Des Weiteren liegen Daten, die zur Basis für die Definition eines Weges dienen niemals vollständig vor. Bei der Wahrnehmung modellieren wir unsere Umwelt. Dieses Abbild der Umwelt ist niemals gleich der Umwelt.

Ziele werden auf Basis von Denkmodellen erzeugt. Wir nutzen in unseren Denkmodellen unter anderem Kausalitäten. Warum möchte ich etwas erreichen? Weil …, denn wenn …, dann … An dieser Stelle wird sehr häufig Kausalität und Korrelation verwechselt. Von Korrelation spricht man, wenn zwischen statistischen Variablen eine Beziehung besteht. Korrelation ist ein quantitatives Maß zur Beschreibung linearer Zusammenhänge zwischen Variablen oder Ereignissen. Bei der Modellbildung ist es nicht immer einfach, manchmal gar unmöglich, einen ursächlichen Zusammenhang zu erhärten oder auszuschließen. Dann würde man nämlich von Kausalität zwischen Ereignissen sprechen. Kausalität impliziert stets ein Ursache-Wirkungs-Prinzip, welches drei Vorraussetzungen erfüllen muss. Zwischen Ereignissen muss ein statistischer Zusammenhang bestehen (wie bei der Korrelation), das eine Ereignis, welches auf das andere wirkt, muss diesem zeitlich stets voraus gehen und der Zusammenhang zwischen den Ereignissen existiert auch nach Eliminierung von Drittereignissen. Bei Kausalitäten bestehen also stets zwingende Zusammenhänge nach der Art “wenn-dann”, was bei Korrelationen nicht der Fall ist.

Um es ein bisschen plastischer zu machen, möchte ich ein Beispiel anbringen. Ich bin absoluter Fan vom FC Bayern München. Ich habe die Beobachtung gemacht, dass, wann immer ich mit meiner Familie bei meinen Schwiegereltern am Wochenende zu Besuch bin, Bayern zumindest nicht gewinnt. Logisch, dass das keine Kausalitätsbeziehung sein kann, aber zumindest eine Korrelation. Basierend auf diese Beobachtung sollte ich jetzt keine voreiligen Schlüsse ziehen und meine Schwiegereltern an Spieltagen nicht mehr besuchen.

Habe ich ein Ziel definiert, basiert das stets auf von mir angenommenen Kausalitäten meiner Denkmodelle. Stellen sich diese später als keine heraus, weil ich ja durch Generierung von Wissen auch meine Denkmodelle anpasse, ist auch häufig das damit einhergehende Ziel obsolet geworden.

Einen anderen Argumentationsstrang, den ich hauptsächlich auf Entropie aufbaue, finden Sie in meinem Post Benjamin Button und Unternehmensplanung.

Fazit

Aus meiner Sicht ist es essentiell die Definition eines Projektes ernst zu nehmen und diese zu reflektieren. Jedes Projekt ist einmalig. Wenn ich bei etwas Einmaligem das vorher Geplante erreiche, ist es wohl doch nicht so einmalig gewesen. Man hat etwas kreiert, was schon da war. Lobeshymnen wird man dafür sicher nicht ernten. Wenn ich das vorher Geplante aber logischerweise nicht erreiche, weil das Vorhaben eben einmalig war, kann ich wahrscheinlich ebenfalls lange auf Lobeshymnen warten. Ich habe schlecht geplant. Mist. Arme Projektmanager.

Improvisieren ist also angesagt und Planen ist zu vergessen!

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6 Responses to Projektplanung behindert den Projekterfolg

  1. Danke für diesen wertvollen und richtigen Beitrag! In Projekten werden komplexe Aufgaben bearbeitet und es ist ein schwerer Irrtum zu glauben, dass dafür immer sofort SMARTe Projektziele formuliert werden könnten.

    Allerdings finde ich, dass man auch im Rahmen von Projekten planen kann. Man muss hier nur stark auf den Detaillierungsgrad und die Reichweite der Planung achten.

    Typischerweise wird als Projektplanung immer das detaillierte und komplette Durchdenken des Projekts bezeichnet. Ich meine, dass dies eine verkürzte Sichtweise von Projektplanung ist.
    Beispiele dafür:

    – Für mich wäre das Gießen der oft nur vom GF oder Projektauftraggeber gedachten oder mündlich erläuterten Projektvision in ein Zielfoto auch planen. (Damit meine ich aber nicht das Formulieren von SMARTen Zielen.) http://management-entwickeln.de/?p=1330

    – Das Durchdenken der nächsten Arbeitsschritte in Form eines groben Projektstrukturplans wäre für mich selbst bei einem komplexen Vorhaben eine sinnvolle Form der Planung. (Dagegen wäre ein sehr detaillierter Projektstrukturplan mit ausgefeilten Arbeitspakete-Spezifikationen und detaillierten Ressourcenplanungen für das gesamte Projekt eindeutig zu viel des Guten).

    – Man sollte m. E. mehrfach im Projekt inne halten, den aktuellen Stand kritisch prüfen und dann die nächsten Schritte planen. Nur Improvisieren führt aus meiner Erfahrung manchmal auch recht schnell in Chaos.

    Gedanken dazu?

    Danke nochmal für den interessanten Beitrag!

    Besten Gruß,
    Matthias Hofmann

    • Hallo Herr Hofmann,

      vielen Dank für Ihren Kommentar. Ich stimme Ihnen zu. Planung an sich ist nicht komplett sinnlos, nur eben so wie Planung heute verstanden und durchgeführt wird, schon. Planung sollte meiner Meinung nach neu durchdacht werden. Ich habe es mit Absicht sehr plakativ dargestellt, um aufzurütteln. Planung hat in meiner Sicht- und Denkweise zwei wesentliche Hauptaufgaben.

      Die erste ist, dass man mit der Planung eine gemeinsame Sprache für alle Projektbeteiligten schafft. Es werden Ziele definiert, die wünschenswert sind, um den Aufwand des Projektes zu stemmen. Diese Ziele allerdings dürfen nicht in Stein gemeißelt sein.

      Die zweite ist, dass man mit dem erstellten Plan zum jeweiligen Zeitpunkt eine Sicherheit schafft, um überhaupt agieren zu können. Bei kompletter Unsicherheit würde man in eine Starre verfallen. Allerdings, auch hier ähnlich wie bei den Zielen, die nicht in Stein gemeißelt sind, ist diese Sicherheit eine Scheinsicherheit.

      Beste Grüße,
      Conny Dethloff

  2. Pingback: Projektplanung verhindert den Projekterfolg | Management entwickeln

  3. Christoph says:

    Besten Dank für diesen interessanten und richtigen Beitrag!

    Wichtig ist aus meiner Sicht trotzdem, zwischen dem Prozess der Planung und den Artefakten derselben (Projektpläne etc.) zu unterscheiden, auch wenn es auf den ersten Blick trivial erscheinen mag. Der Prozess IST wichtig, die Artefakte sind es nicht, zumindest bei weitem nicht im selben Maße. Agile Methoden berücksichtigen dies zwar, aber meiner Meinung nach (noch) nicht konsequent genug.

    “In preparing for battle I have always found that plans are useless, but planning is indispensable.” Dwight D. Eisenhower

    • Absolut einig. Nur leider fällt es uns Menschen extrem schwer in Prozessen zu denken. Wir denken lieber in Zuständen. Das Ergebnis ist in vielen Fällen, im Falle der Projektplanung ist es ähnlich, ein Abfallprodukt der Prozesse. Gerade die Prozesse sind die Basis für ein unternehmensweites Lernen.

      Beste Grüße,
      Conny Dethloff

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